Processos e seus conceitos

Conceitos básicos de Processos

Onde há trabalho que tenha resultado, seja ele um produto ou serviço,  há processo.

Basicamente no processo uma atividade, ou um conjunto delas, recebe uma entrada,

processa, resultando então em um serviço ou produto – resultado objetivo para o cliente -, ou ainda insumo para um outro processo.  As entradas e saídas dos processos podem ser bens tangíveis – materiais -, intangíveis – conhecimento e informação.
Embora seja constituído por atividades previamente definido, um processo apresenta início e final claramente determinados.
Os processos podem ser identificados pelos modelos:

• Fluxo de materiais;
• Fluxo de trabalho;
• Etapas em série;
• Coordenação de atitividades;
• Mudanças de estados.

Nesta ordem, do mais claramente definido e claro ao mais experimental, fracamente conectado, previsibilidade e baixo nível de controle.
A essência dos processos é a integração entre atividades e utilização dos recursos visando resultados eficientes.
Os processos são constituídos por atividades integradas, que se utilizam de pessoas, procedimentos e tecnologias, para gerar resultados – produtos, serviços, informações, conhecimento.O fluxo de atividades do processo pode, ou não, ser linear, neste caso permitindo o paralelismo de tarefas.
Quando utilizada a tecnologia e o uso de sistemas integrados as tarefas são previamente definidas e estabelecidas rotinas de trabalho em consonância com os recursos tecnológicos empregados. É o caso por exemplo, de sistemas ERP, CRM, SCM.
A tecnologia também favorece a integração e o agrupamento de pessoas por processos com ferramentas como correio eletrônico, blogs, comunidades virtuais, ferramentas de desenho dos fluxos de trabalho, entre outros.
Geralmente, as atividades relevantes da empresa são chamadas de processo. Estas envolvem as operacionais, as funções da organização e as práticas de administração.
Sob a concepção da importância que os principais processos possuem na organização, são importantes ativos de negócio.
Os processos podem ser categorizados basicamente em:

• Processos Primários
  • Processos de negócio ou de cliente – intrísecos ao ramo em que a organização atua, suportados por processos internos, resultam em  produtos ou serviços que o cliente espera receber. Atua diretamente com o cliente, para o cliente. É a essência do funcionamento e a principal singularidade de cada organização.
• Processos de suporte – apoia o funcionamento adequado dos processos primários;
  • Processos organizacionais – focados na organização, orientados à integração organizacional coordenando sistemas e fluxos necessários para garantir o desempenho geral da empresa, proporcionando suporte adequado aos processos de negócio. Essenciais para a administração do negócio, por vezes não perceptível ou visível aos cliente externos;
  • Processos gerenciais – focados nos gerentes e suas relações, que adicionam ações de medição e desempenho da organização, possibilitando ajustes e melhoria aos demais processos.

O emprego da tecnologia pode ocorrer tanto nos processos primários como nos processos de suporte.

Os processos gerenciais e organizacionais fundamentam os processos de informação e decisão, que podem ser:

• Horizontais – correspondem ao fluxo de trabalho. Organizados por equipes ou trabalho individual voluntário, definidos formalmente e coordenados entre diversas equipes funcionais. São processos de informação e decisão que coordenam atividades por várias unidades funcionais da organização. Também chamados de processos laterais, desenvolvidos ortogonalmente à estrutura vertical das organizações funcionais;
• Verticais – relacionados ao planejamento e orçamento empresarial, relacionados a recursos – materiais ou humanos.

Quanto ao contexto de atuação:

• Internos – são iniciados, processados e finalizados na própria organização;
• Externos – iniciados externamente, processados internamente ou compartilhado com o meio e finalizados para o meio externo.

A maioria dos processos primários ou de negócios, permeia as unidades organizacionais, caracterizando a transversalidade, interfuncionalidade ou interdepartamentalidade.
Os processos têm uma cadeia ou fluxos de valor – value streams – que atravessa toda a organização de ponta a ponta até a entrega do produto ou serviço ao cliente. Constituídos por elementos como: reuniões, tarefas, decisões, metas e resultados.
Os processos são dinâmicos, variando com o tempo, e distintos organização a organização, independente do ramo de atuação da empresa.
Nas empresas que entregam produtos parte dos processos ficam transparentes aos clientes. Diferentemente, ocorre nas empresas que entregam serviços, os quais são constituídos por atividades necessárias para realizar transações e prestar o serviço. As atividades são mais valorizadas à medida que apresentar maior conteúdo intelectual.

As empresas  por processos  adotam esta forma de trabalho que resulta em parceiros de negócio, compartilhando recursos essenciais para a operação da organização.

Internamente as empresas se organizam por grupos funcionais e por grupos de processos ao mesmo tempo. Como ações decorrentes desta necessidade há definição de responsabilidades pelo andamento do processo, agrupamento de atividades, menor consumo de energia e recursos, também proporcionando eficiência e adequação ao fluxo nos processos. É o aperfeiçoamento das relações funcionais.

Por meio das parcerias e agrupamentos por processos as organizações trabalham em rede.

Para as pessoas ocorre o aperfeiçoamento das relações interpessoais e a realização de trabalhos em equipe, incentivo ao desenvolvimento de habilidades, solução de problemas, capacitação interfuncional, criatividade, coordenação e planejamento. A organização, sem a relação funcional, por grupos auto-administrados asseguram o andamento dos processos

. A orientação a trabalhar por processos agrega valores intangíveis e difíceis de serem mensurados, mas que proporcionam maiores resultados com qualidade, eficiência e eficácia resultantes.

Por meio da organização em uma empresa ou organização, recursos são ordenados e orientados para o trabalho, objetivo ou negócio foco da empresa.

A orientação pela organização por processos objetia melhor eficiência no seu trabalho, com o foco no objetivo ou negócio da empresa.

É percebido, pelas empresas, que a estrutura funcional, tradicional em muitas empresas ainda, não é adequada para a estrutra por processos. A sobreposição desta sobre aquela não é possível principalmente pela finalidade das atividades desenvolvidas nestas estruturas. A estrutura funcional desenvolve atividades em cada uma de suas áreas com foco nas suas áreas. A estrutura por processos desenvolve atividades focadas no cliente externo do princípio ao fim de todo o trabalho.

Como ponto de partida para uma organização se estruturar por processos é necessário identificar os processos principais e auxiliares. O sequenciamento de atividades, fluxos de dados e informações, duração, equipes envolvidas, relacionamentos, enfim, atributos das atividades realizadas na empresa.

Os processos são identiicados em hierarquia – macroprocessos, processos, subprocessos – que possibilitará melhor visibilidade ao andamento da evolução na organização. A centralização na realidade interna cede espaço ao foco no cliente externo, onde os processos se iniciam e terminam nele.

Por processo, o trabalho emprega objetivos externos, recursos humanos e materias são agrupados pelo fluxo dos processos. A gestão avalia a performance da equipe e outras variáveis inerentes aos processos.

O poder não está mais baseado no comando e controle e sim na negociação e colaboração. A essência da gestão por processos é a coordenação de atividades na empresa.

Para o processo de mudança é necessário estabelecer um registro da situação atual – AS-IS – e o resultado futuro que se espera – TO-BE.

Segundo Ernesto – 2000, “Processo que processo?” – há cinco etapas identificadas na evolução das empresas estruturadas por função para a estruturação por processos:

• Sem evidência de ações para a estruturação por processos;
• Processos e subprocessos essenciais identificados, embora centralizados por funções;
• Melhoria nos processos essenciais, embora ainda há cultura e poder concentrado por funções;
• Distribuição dos recursos materiais e humanos pelos processos essenciais, sob responsabilidade do dono do processo. Processos essenciais aperfeiçoados e inicialmente integrados aos auxiliares;
• Por fim, o cenário das organizações recentes, focadas no cliente, adequadas estruturalmente ao negócio. Beneficiam-se dos processos essenciais plenamente integrados aos auxiliares. O trabalho está concentrad na monitoração dos indicadores de desempenho e possíveis ajustes, necessários à adaptação da dinâmica dos negócios e mercado.

As organizações por processo: atribuem responsabilidade pelos processos a um proprietário, que monitora seu desempenho, fluxos de entrada e saída e seus devidos processamentos; agrupam os recursos materiais e humanos por processos, agregando valor, eficiência e melhoria contínua aos processos.
Para o processo de mudança é necessário estabelecer um quadro de referência que identifique a situação atual – AS-IS – e a situação esperada, futura,  com a implantação – TO-BE.
Do modelo funcional ao baseado em processos, há 5 etapas, segundo o texto:

• Sem evidências para a estruturação por processos;
• Processos e subprocessos essenciais identificados, embora sob centralização de funções;
• Melhoria nos processos essenciais, raciocínio por funções, poder concentrado nas funções;
• Recursos distribuídos pelos processos essenciais, responsabilidades atribuídas ao dono do processo. Processos principais aperfeiçoados e integrados aos auxiliares;
• Organizações voltadas ao negócio, processos essenciais completamente integrados aos auxiliares. Trabalham na monitoração e possíveis ajustes necessários para se adaptarem à dinâmica da evolução de mercado e tecnológica.

Essencialmente nas organizações por processos:

• Atribuição da responsabilidade de um processo a um proprietário;
• Agrupamento de recursos humanos e materiais por processo, agregando valor e tornando eficientes os processsos.

Embora a evolução para uma estruturação por processos possa ser considerada uma evolução, é necessário identificar a aplicabilidade em cada empresa e seu negócio.
O valor agregado gerado com o fluxo de informações, resultantes da orientação por processos, em conformidade com os requisitos de negócio, é focado no atendimento aos resultados para o cliente externo.

Bibliografia:
Processo, que Processo?
As empresas são uma grande coleção de processos